大学の施設予約について

合気道部は信大松本道場を毎週月・水・金の16:30〜21:00と土の16:00〜21:00で使えることになってますが、時々何の連絡もなく他の部が使うことになってて、急遽休みにしたり、柔剣や公和館を使わせてもらうことがあります。
ここ数年何度か痛い目見てるので、現役生にお願いしてどんな運用なのかを大学の学務へ確認してもらいましたので共有します。

大きく分けると「外部の人も加わる大きな行事」と「部内だけで行う小さな行事」で別扱いになります。

◆「外部の人も加わる行事」は、他大学を交えての大会や企業説明会などです。
これは行事の一ヶ月以上前であれば、大学当局(=学務)で予約できます。
困ったことに元々毎週の練習用に割り当てられている部への連絡は、新たに予約をした団体の良心に任されているようで、必ず連絡が来るとは限りません。
例えば、第一体育館を使う某部が甲信越大会で道場を更衣室代わりに使うからといって予約しても、合気道部には連絡が来ません。
(↑これ去年やられました。多分この連絡の規定がない運用がとてもよろしくないｄ(-"-メ)
なので、現状松本支部の人が時々道場の予約状況を確認してくれてます。

◆「部内だけで行う行事」は通常の稽古以外に合宿などもこれにあたります。
これは元々割り当てられている部同士で相談して、交渉成立したらサ協に届けます。
例えば、冬合宿などで道場使いたい場合は元々割り当てられてる柔道部や少林寺にお願いしてからサ協に届けて使わせてもらいます。
(↑これは当事者同士が了承しているのでとても明確ですね。)

で、この2つがさらに被った場合はどうなるのかというと「外部の人も加わる行事(=学務管理)」が優先されます。
なので、合気道部が合宿で使うよって言ってサ協に届けてあっても、確実に使えるかどうかは一ヶ月前になるまで分かりません。

ちなみに10月のOB会は「外部の人も加わる行事(=優先的に確保できる)」扱いでいいそうです。
OB会の稽古は元々割り当てられている土曜の16:00〜であったとしても、学務に届けて確実に確保してもらうことにしてます。

(2012/10/28追記)
教室などを休日に借りる場合には、平日に学務に行って事前に鍵を借りておく必要があります。


(2013/7/18追記)

信大の総合学生支援センターからは以下のようにアナウンスされています。
http://www.shinshu-u.ac.jp/campus_life/studentsupport/circle/lend.html → 「予約方法（事前予約や予約開始日について）の詳細は　こちら（ＰＤＦ：65ＫＢ） をご覧ください。」

----------
事前予約
日程を決めないとアナウンスメントができない主幹大会，定期戦及びOB 戦等は，事前に体育施設の予約が可能です。
詳しくは，学生総合支援センター窓口まで相談下さい。
ただし，予約しても，授業や大学行事（工事等）で，お断りする場合がございます。
----------